業務改革を行う際には、現状を把握した上で改善すべき対象を知ることが大切です。その戦略の一つとして重要視されているのが「業務課題の可視化」です。業務課題の可視化によって洗い出した課題や問題を一つひとつ改善していくことが、企業を成長へ導きます。

業務改革に取り組んでも、現状を把握していなければ問題が生じてしまいます。例えば、各業務のコストを正確に把握していないため、目的に応じた予算が判断できない。社員一人ひとりが抱えている業務の内訳やボリュームが分からず、的確な役割分担が行えない。定量的な分析ができていないため、改善すべきポイントが分からないなど現状を把握できていないために起こる状況です。

このような状況が続いてしまうと、著しい変化を遂げているビジネス社会に置いていかれ、経営の危機に直面することも考えられます。そこで、必要となってくるのが業務課題の可視化です。業務課題の可視化により、組織全体の業務プロセスの把握や目的の明確化ができるため、社員一人ひとりが同じ目的に向かって行動でき、組織力向上にも繋がります。

業務課題を可視化する方法は数多くあるので、何から始めたら良いのか判断しづらい場合もあります。そんな時には、業務の流れや仕事の手順などを図式化した業務フローの設計から始めてみてください。業務フローは必要な情報がシンプルにまとまっているため、各部署の業務内容やボリューム、部署同士の関連性、業務内容に応じた流れを明確にできます。図解で示すことにより、今まで気づけなかったような業務の無駄や無理を見つけやすくなります。

もちろん業務フローの設計以外にも、顧客のニーズや売上推移、業績などの様々なデータを用いて、業務課題の可視化が行えます。課題を明確にしておくことで、業務移管・集約化・標準化・簡素化・IT化などの業務改革のポイントを導き出せます。

業務課題の可視化を行い、組織全体で問題点を把握する体制を整えることで、以下のような業務改善が期待できます。

• ■ 属人化した業務を抽出して平準化することで、誰もが業務を遂行できるようになる

• ■ 属人化の原因から、制度やルール、運用を見直すことができる

• ■ 予め業務プロセスに潜むリスクを把握できるので、優先的に解決策を検討できる

• ■ 全ての業務内容を挙げることで、システム導入時の要件が明確になる

• ■ 人事配置や人材育成などのタレントマネジメントを的確に行え、業務を最適化できる

• ■ 業務のムリ・ムダ・ムラを排除できるので、コスト削減や業務の効率化に繋がる

• ■ 顧客ニーズとマッチする業務に注力でき、顧客満足度の向上が図れる

このような効果が期待できる業務課題の可視化ですが、自社の問題やリスクを見つけるのは容易ではありません。そこで、客観的な立場から本質的な課題やリスクを見つけ、業務改革のポイントを提案する業務コンサルティングをご活用ください。